Transcripciones de las entrevistas realizadas a los responsables de tres medianas empresas de la zona céntrica de Acapulco

NOVEDADES DE ACAPULCO
Entrevista Realizada al Ing. Jorge Flores Gerente de Informática

El motivo de esta entrevista es conocer algunos detalles sobre el tipo de software que usan en esta empresa.

En primer lugar me gustaría preguntarle ¿Cuanto tiempo lleva usted a cargo del área de sistemas o de informática?

 Sí mira, llevo 7 años como gerente de informática, desde el 2009.

¿Cuál es en términos generales la función del área de informática?
Bién pues nos encargamos básicamente de dos cosas, en primer lugar de mantener funcionando todos los equipos de computo, impresoras y  servidores, les damos mantenimiento y también hacemos cuando se requiere algunas reparaciones.

Por otro lado nos encargamos también de los programas que se utilizan, como los programas de ofimática y los programas especializados para redacción y para el área administrativa.

En cuanto a los programas especializados ¿que programas utilizan y para que?

Bueno tememos por ejemplo en el área de Redacción los programas como el Quark Express que se utiliza para la maquetación del periódico, algunos programas de Adobe como Photoshop o Illustrator para el tratamiento de imagenes además del software de operación para la impresión de las láminas de rotativa.

En el área de administración tenemos programas como en Contpaqi  que utilizamos para la facturación y timbrado y también para contabilidad y nóminas.

¿Todo el software que utilizan es software comercial? es decir desarrollado por alguna compañia especializada

No, los programas que te acabo de mencionar si son programas comerciales, por los que pagamos un licenciamiento, pero tenemos un área de desarrollo de software aqui mismo en el diario que desarrolla programas de uso muy muy específico, como por ejemplo los administradores para el área de almacén, Semana Vencida, Otros Canales y las Cajas que necesitan algunas implementaciones que no el software comercial no puede cubrir.

¿Cuáles son estas necesidades o características especiales que se necesitan atender con el software que ustedes desarrollan?

Bueno por ejemplo la dirección necesita algúnos reportes muy específicos que tienen que ver por ejemplo con la forma en la que se distribuyen y facturan los ejemplares del periódico, hay procesos de venta que tienen características muy especiales, por decirte algo las dotaciones que los vendedores de periodicos se llevan se tienen que refacturar y luego todas esas facturas se incorporan en una factura global, entonces ese proceso no se puede hacer de forma automática en el software de facturación por lo que nuestros programadores desarrollaron un programa que se conecta a la base de datos de facturación y hace estos movimientos de manera automática.

¿Usted considera que desarrollar su propio software representa una ventaja para la empresa, en cuestión por ejemplo de costos y tiempo de desarrollo?

Definitivamente si, el software propio es software a la medida, es decir se adapta perfectamente a tus necesidades como empresa, mientras que con el software comercial la empresa tiene que adaptar sus procesos al software.

Por otro lado el mantenimiento y modificación de los programas es muy conveniente ya que se hace aqui mismo, si por ejemplo algunas condiciones cambian por alguna razón el software puede adaptarse muy rápido a las nuevas condiciones ya que los desarrolladores ponen manos a la obra de inmediato.

En cuanto al costo, para una empresa pequeña, quizá no sea tán redituable ya que pagar el sueldo de un empleado que solo se dedica a programar, pues puede parecer excesivo, pero en nuestro caso, somos una empresa con 200 empleados, los procesos son de porsí complejos y se necesitan herramientas que nos ayuden a agilizar y eficientar los procesos por lo tanto si nos es redituable pagar el sueldo de los empleados de programación.

Sin embargo ingeniero lo que entiendo es que ustedes usan ambos tipos de software, ¿cómo determinan que programas desarrollar? es decir ¿que procesos son convenientes controlar mediante un software desarrollado aquí o que procesos se pueden controlar con un software comercial?

Bueno como te dije antes tenemos necesidades bien específicas, entonces lo primero que hacemos antes de desarrollar un programa nuevo es una investigación, todo surge de la problemática de la operación diaria, cuando nos damos cuenta de que hay un área que esta teniendo problemas por ejemplo para generar información confiable o para cumplir eficientemente con sus funciones, nosotros investigamos en primer lugar como están llevando a cabo sus procesos internos y dónde están las fallas en esos procesos, una vez determinado esto proponemos soluciones, hay ocasiones en que las fallas son de tipo operativo o administrativo que se pueden corregir cambiando el proceso, en otras ocasiones se puede usar un programa comercial digamos que ayude porque se trate de una situación simple. Pero hay ocasiones en que si se trata de un problema que podemos resolver con el desarrollo de un programa que brinde por ejemplo la información que se requiere mas rápido o que gestione tal o cual cosa etc.

Sé quizá sea una pregunta difícil de responder pero ¿Usted considera que el software propio ofrece mas ventajas que el software comercial?

Pues si, el software propio ofrece definitivamente muchas ventajas, pero no podemos prescindir del software comercial. Por ejemplo la facturación, tenemos un programa comercial que hace el timbrado y  genera los xml y pdf de las facturas, pagamos una licencia por el uso de ese programa, pero tenemos otros tres programas que desarrollamos nosotros que facturan también, se conectan a este programa comercial y usan sus características para poder facturar, adaptados por su puesto a las necesidades del departamento que necesita el servicio de facturación.

Pues le agradezco mucho su amable atención a esta entrevista.

De nada, es un placer apoyarte.





HOTEL CRYSTAL BEACH

Entrevista Realizada al Lic. Yoximar Ramirez Gerente de Operaciones y Mantenimiento

Licenciado, le agradezco mucho que me dé la oportunidad de entrevistarlo, quiero empezar preguntando,


¿Cúanto tiempo lleva usted en la gerencia de operaciones?

Pues ya tengo algo de tiempo, dejame recordar, desde 1999 ya casi serán 17 años.

¿Cuál es en términos generales la función del área de operaciones que usted dirige?

Hijole pues hacemos de todo, nos encargamos de todo, es muy amplia nuestra función, te diré que mi responsabilidad es mantener funcionando el hotel, cualquier cosa que esté fallando aquí, la reportan con nosotros y nosotros nos encargamos por ejemplo de los aires, elevadores, albercas, televisiones, computadoras, calderas, sistemas eléctricos, drenaje etc, etc, etc.

Muy bien licenciado, quiero enfocarme en el área de informática ¿también está a su cargo?

No directamente, tengo a un jefe de departamento que se encarga de eso pero si finalmente también es parte del departamento

Bien, quiero suponer que ustedes en el hotel utilizan programas para muchas cosas, quisiera preguntar en primer lugar ¿que programas utilizan y para que?

Bueno ya ves que ahora todo se controla con la computadora, entonces usamos programas para todo, las recepcionistas tienen un sistema para las reservaciones, hay otro para las facturas, tenemos una pagina web, etc. para casi todo hay un programa.

¿Estos programas que ustedes utilizan, los desarrollaron aquí mismo en el hotel o son programas comerciales, es decir que están a la venta para quien quiera comprarlos?

No, aqui en el hotel no hacemos programas, lo que pasa es que este hotel es parte de un corporativo, de una cadena de hoteles en todo el mundo, entonces hay una dirección central de esta cadena y ellos son los que nos mandan los programas, nosotros solo los instalamos y si tenemos alguna falla menor, pues la corregimos aquí, si no, se reporta al corporativo y ellos vienen a corregir el problema si es que se requiere.

Bien, entiendo, pero déjeme formular la pregunta de otra manera. Digamos que lo que quiero saber es si por ejemplo los programas de las reservaciones, ¿solo los usan los hoteles de la cadena o están disponibles para cualquier hotel?

Ha ok, tu dices ¿si son exclusivos?. Sí, lo que pasa es que el corporativo le paga a una empresa que hace los programas para la cadena de hoteles, hay un contrato para esto, y esta empresa externa es la que se encarga de hacer los programas y arreglarlos y darles mantenimiento, pero si, solo la cadena de hoteles SBH puede usarlos.


¿Cuáles son las necesidades o características especiales que se necesitan atender con el software que se desarrolla para ustedes?

Ha pues son muchas, mira desde las reservaciones, control de cuartos, restaurantes, facturación, contabilidad y un sin fin de funciones.


¿Usted considera que desarrollar su propio software representa una ventaja para la empresa, en cuestión por ejemplo de costos y tiempo de desarrollo?

Si por supuesto, imaginate si no tuvieramos estos programas, atender las necesidades de un hotel que diario está al 60 o 70 por ciento, sería un caos, entonces si claro que es una ventaja, porque aunque salga caro hacerlos, pues se usan en todos los hoteles de la cadena y el corporativo puede checar en cualquier momento la ocupación por ejemplo y otras cosas.

¿Cómo determinan que funciones o procesos se van a incluir en los programas que se desarrollan?

Lo que pasa es que tenemos una especie de auditorias que hace el propio corporativo, entonces en estos chequeos se van detectando las cosas que se necesitan  para mejorar, entonces si se dan cuenta de que se necesita un programa para las comandas de la playa por ejemplo, se pone en un reporte y ven en que otros hoteles de playa se puede utilizar o se necesita también, y entonces ya viene un proceso de solicitar que se haga el programa, pero no es algo de un día para otro, porque se elige un hotel y ahí se hacen las pruebas y luego se va incorporando a los demás hoteles hasta que ya lo dejan bien y se distribuye a todos.

¿Usted cree que existan mas ventajas de trabajar con software hecho a su medida que con software comercial?

Como te digo, todos los programas que se usan se hacen para el hotel, como el hotel los necesita, bueno como lo necesita la cadena de hoteles porque no se usan solo en este hotel, entonces pues claro que si usaramos otros programas no sería lo mismo, estariamos como descontrolados por andar buscando como se hace esto o  esto otro.

Bien Licenciado, le agradezco mucho su atención y que me haya condedido esta entrevista.

Por nada estamos para servir.



HOTEL HACIENDA MARÍA EUGENIA


Ing. Carlos Villegas, Jefe de Sistemas Hotel Hacienda María Eugenia

Ingeniero, gracias por concederme esta entrevista

¿Cuanto tiempo lleva usted a cargo del área de sistemas?


Pues relativamente poco, llevo apenas 3 años 

¿De qué se encarga el área se sistemas?


Sistemas se encarga de todo lo que tenga que ver con los sistemas computacionales, desde los programas, la red interna, y todo lo que tenga que ver con el funcionamiento como su nombre lo dice de los sistemas y las computadoras.

Es claro que en la operación diaria del hotel se usan programas como usted lo ha mencionado, ¿que programas utilizan y para que?

Usamos de todo, el hotel es una empresa y como tal pues ocupa programas para hacer documentos, antivirus, programas para facturar, para llevar la contabilidad, para manejar las ventas, las reservaciones, etc.

¿Estos programas que ustedes utilizan, los desarrollaron aquí mismo en el hotel o son programas comerciales?

Son programas que compramos, te estoy hablando de Microsoft Office, word, excel principalmente, tenemos Aspel para las facturas y la contabilidad. Pero tenemos desde hace una año el proyecto de ir haciendo poco a poco sistemas propios, aún estamos en eso, porque es una actividad que requiere de mucho tiempo y personal especializado, pero ya estamos trabajando en eso.


¿Cuáles son las necesidades o características especiales que se necesitan atender con el software que ustedes piensan desarrollar?


Principalmente el manejo de las reservaciones y los cuartos, necesitamos un sistema que administre estas cosas que nos pueda decir en tiempo real que cuartos estan ocupados y por quién y por cuanto tiempo sin tener que estar buscando en una hoja de excel. Ahorita tenemos un sistemita que no es gran cosa pero que nos ayuda con esto, pero se necesita un programa bien en forma que nos pueda servir mejor.

¿Cómo es que ustedes llegaron a la conclusión de que necesitan desarrollar programas propios?

Como te digo es aveces dificil estar manejando toda la información de manera manual, aunque en excel puedes hacerlo bastante bien, pero no se puede hacer todo ahi todo el tiempo, es una necesidad del hotel, nosotros somos un hotel pequeño aqui en Acapulco y no pertenecemos a ningún consorcio como los grandes hoteles, pero a pesar de eso tenemos la preferencia de mucha gente, y eso hace que tengamos buena ocupación todo el año, por eso es que necesitamos hacer estos programas que nos ayuden con estos aspectos del funcionamiento del hotel.

¿Usted considera que desarrollar su propio software representa una ventaja para la empresa, en cuestión por ejemplo de costos y tiempo de desarrollo?

Como te decia es un proyecto, entonces estamos trabajando en los tiempos que tenemos "libres" por así decirlo, para poder presentarle el proyecto a la dirección y ahora si tener ya la autorización y contar con algo de presupuesto para poder llevarlo a cabo. 


¿Usted cree que existan mas ventajas de trabajar con software hecho a su medida que con software comercial?


Por lo menos para nosotros si representaria mucha ventaja tener nuestro propio software, imaginate tendriamos todos los reportes y la información que se requiere con unos cuantos clicks, sabriamos el porcentaje de ocupación exacto, la cantidad de personas en el hotel en determiniado momento, tendríamos alertas de cuando se tiene que desocupar un cuanto, en fin muchas otras ventajas.

Pues le agradezco mucho su amable atención a esta pequeña entrevista, Gracias por el café.


Por nada suerte con todo.


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